あなたの塾では、保護者の方との連絡の際、何を使っているでしょうか？基本的にはメールという塾が多いのではないかと思います。しかし、最近はメールをあまり確認しないという親御さんも増えてきました。メールを送ったけれど確認してもらえなかった、あるいは意図が伝わっておらずトラブルにつながったと言う話も聞きます。かと言って、電話だと共働きのご家庭などの場合にはかける時間帯が限られますし、1人1人電話をかけるのは大変な手間です。連絡業務に関するお悩みを抱えている塾経営者の方も多いのではないでしょうか。
連絡業務の円滑化・効率化は、塾にとって何より大切な顧客（生徒・保護者）満足度向上につながる重要な要素となります。そんな連絡業務を効率化したいと考えている塾の経営者にぜひおすすめしたいのが「LINE公式アカウント」です。LINE公式アカウントを使うことで、保護者満足度を向上させられるだけでなく、塾内の業務効率も改善することができます。おまけにプランや利用方法を工夫すればコストはゼロですから、これを利用しない手はありません。
今回はLINE公式アカウントを連絡手段として導入することで、どんなメリットが得られるのか紹介したいと思います。
メッセージ
LINE公式アカウントの無料プランでは、登録してくれた友だちに対して毎月1,000通まで無料でメッセージを一斉配信することができます。従量課金制になっており、それより多くのメッセージを配信する場合は有料となりますが、利用法を工夫すれば無料のままで使い続けることが可能です。LINEを使い慣れている親御さんは多いため、メッセージはメールに比べて開封率も高く、反応してもらいやすいと言った利点があります。
ただ、あまり頻繁にメッセージを配信していると迷惑だと感じられたり、すぐに1,000通に到達したりしてしまう可能性がありますので気を付けましょう。どうしても必要な連絡事項やキャンペーン情報に絞り、月に3〜4回程度の配信にすると良いと思います。
もっと情報発信をしたいと言う塾は、メッセージ配信よりタイムラインの投稿を活用すべきです。タイムラインへの投稿はメッセージ数にカウントされませんから、毎日でも情報発信することができます。おまけにいいねを押してもらえれば、押してくれた人のタイムラインにも表示されるようになるので、宣伝費をかけずに情報を拡散することも可能です。塾での授業の様子やちょっとしたお役立ち情報などの紹介は、メッセージではなくタイムラインを活用するといいでしょう。
チャット機能
LINE公式アカウントでは友だち追加してもらった相手と個別にチャットでやり取りできるようになります。このチャットでのやり取りは一斉配信のメッセージ数にはカウントされません。基本的にどこの塾も生徒や保護者と講師がプライベートの連絡先を交換することは禁止していると思います。個人情報やその他の面で問題が起こる可能性を考えれば、当然の判断です。ただ、生徒や保護者からの質問・相談などに対して、講師が対応した方がいいのではないかということもあると思います。
そんなときに塾側や講師が保護者とLINEアカウント経由で直接やり取りができるようにすれば、意思の疎通をより円滑に行うことができるようになるでしょう。実際に玄々舎でも導入して感じたことですが、以前より迅速にやり取りできるようになっただけでなく、メールよりもLINEの方が連絡が取りやすいと言う保護者が多く、満足度も向上しました。
注意すべきなのは、友だちの側からメッセージをもらって初めてチャットができるようになるということです。メッセージをもらっていない段階では、塾側から保護者の方に連絡することはできません。友だち追加と同時にメッセージを送ってもらうよう、お願いしておくといいでしょう。
チャットを利用することによる主なメリットは以下の4点です。
- 既読がつく
- 過去のやり取りが残る
- 複数人で管理できる
- 保護者満足度向上
既読確認ができるため、保護者への連絡事項がきちんと伝わったのか確認できます。メールでやり取りしていると、保護者の方が見落とす、あるいは連絡事項を読んでもらえたか不安になることはないでしょうか。既読がつくことで、少なくとも開封してもらったことだけは確認できます。
過去のやり取りが残るというのも重要な点です。電話だけで対応していると、しばしば「言った・言わない」の話になることがあります。わざわざ過去のメールを探すのは面倒という人や、中にはゴミ箱に入れてしまったという人もいるでしょう。重要な話であればあるほど、口頭ではなく記録に残る形でしなければなりません。その点、LINE公式アカウントのチャットでやり取りしていれば履歴が残りますし、いつでも簡単に確認できますから双方にとって余計な手間が省けます。
また、LINE公式アカウントは複数人で共同管理できますので、保護者の方との過去のやり取りや、普段のやり取りに問題がないかチェックしながら連絡業務を行うことが可能です。「要対応」「対応済み」などの分類を行うこともできますので、担当者が変わってもスムーズに引き継げます。メッセージに担当者の名前を入れるようにすれば、より保護者も親近感を抱きやすくなるでしょう。
連絡業務を効率化し、迅速かつ丁寧な対応ができるようになると、結果として保護者の満足度が向上します。保護者満足度の向上がどれほど重要なことか、知らない塾経営者はいないはずです。
LINEコール
これは最近実装された機能ですが、LINE公式アカウントでも電話対応ができるようになりました。チャットでは対応できない相談や問い合わせなどに対して、LINE公式アカウントを利用して対応することができます。この機能を使えば、保護者からの緊急連絡の際もLINEを利用することができますので、塾と保護者の双方にとってメリットのあることだと言えるでしょう。
また、LINEを利用して電話することで、お互いに電話代がかからなくなると言うメリットもあります。小さいことかもしれませんが、経営をする上ではこうした小さな経費節約の積み重ねが重要です。
最後に
保護者の多くはLINEを日常で利用していますし、これから親になるであろう世代の人たちのことを考えれば、利用者数は今後さらに増加するでしょう。塾も時代の流れに乗り遅れることなく、便利なものは積極的に導入し、業務の効率化を図るべきです。業務の効率化は塾だけでなく、サービスや授業の質の向上と言う形で生徒や保護者にも恩恵をもたらします。この生徒・保護者満足度の向上こそ、塾が何よりも優先して目指すべきものです。
業務の効率化を検討している塾は、まずLINE公式アカウントを導入することから始めてみてはいかがでしょうか。
玄々舎では業務の効率化や人材育成など、塾の経営に関するコンサルティング業務を行っております。ご興味のある方は下記のページをご覧ください。
LINE公式アカウントの開設は以下のページから行うことができます。
