塾が保護者への授業報告や進捗状況報告を効率的に行う方法

塾経営

学校もそうですが、塾では授業以外の業務に実に多くの時間を割いています。たとえば保護者の方への連絡や授業報告などです。講師がこうした授業外業務(バックオフィス業務)に時間を取られ、本来の目的である授業の質の向上が疎かになっている塾を見かけることも少なくありません。

これらの業務を効率化するアプリやサービスも提供されていますが、サービス内容とコストを比較すると微妙なものばかりです。そちらにコストをかけるくらいなら、自前のシステムを構築し、削減したコストは講師への報酬を増やすなどしてインセンティブを高めた方が授業の質の向上や実績につながるでしょう。

玄々舎では早い段階からGoogle スプレッドシートやGoogle ドキュメントを利用し、塾内での情報共有・可視化だけでなく、保護者への授業報告・進捗状況報告をオンライン上で行って情報共有することにより、バックオフィス業務を大幅に効率化することに成功しました。何より素晴らしいのは、システム構築や運用にかかるコストがゼロだと言うことです。

塾内では、単に業務を効率化できただけではなく、報酬増による講師の意欲向上、授業の質の向上が見受けられました。さらに、保護者からは「進捗状況が可視化され、授業報告も確認しやすくなった」と言う声を多数頂戴しています。

今回は進捗状況報告と授業報告の方法について取り上げました。特に生徒さんが数十人から数百人くらいの中小規模の塾では、コストをかけずに業務効率をアップさせるために有効に活用することが可能かもしれません。

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進捗状況報告

通常、玄々舎では生徒さんの課題達成状況や授業の進捗状況の管理・共有はGoogle スプレッドシートを利用しています。スプレッドシートを利用することで得られるメリットは以下の通りです。

  1. 塾内での情報共有の効率化(塾内)
  2. 塾と保護者の間での情報共有の効率化(塾と保護者)
  3. 進捗状況を可視化することにより、目標を明確に意識できる(生徒)
  4. 生徒に課題達成状況などを記入してもらうことで、主体的な勉強への取り組みを促進することができる(生徒)

スプレッドシートは塾長とその生徒を担当する講師、そして生徒と保護者が閲覧可能な状態にしておきます。塾長や保護者はいつでも確認できますし、担当する講師が変わる場合は新しい講師にスプレッドシートのリンクを伝えればいいだけなので、引き継ぎもスムーズに行うことが可能です。

また、生徒に事前に課題の達成状況を記入してもらい、それを講師が事前確認することがで授業をスムーズに進めることができるようになります。単なる確認のための時間を短縮することで、より対話に時間をかけることができるようになるのです。これによって生徒の満足度も上がり勉強への意欲も湧くようになります。

授業報告

授業報告にはGoogle ドキュメントを利用しています。保護者の方へ報告するまでの手順は以下の通りです。

  1. 授業後、5〜10分程度で講師にフィードバックを記入してもらう
  2. 塾長などが内容を確認する
  3. 保護者向けのドキュメントにフィードバックを記入する

講師が記入するフィードバックは予めいくつかの項目を設けた上で、それぞれの項目に対して箇条書きではなく文章でフィードバックを記入してもらいます。それを塾長などが確認して、必要であれば講師に再確認した上で、保護者向けのドキュメントにフィードバックを記入していくと言う流れです。こうすると、早ければ翌日には保護者がスマホで授業報告を確認できるようになります。塾側からアナウンスする必要もありません

また、ドキュメントに最新の授業報告を書き足していくことで、保護者は以前の授業報告も一緒に確認できるようになります。授業報告をメールや紙媒体で送っていると、以前のものを確認するためにいちいち探さなければいけないため面倒です。オンラインで確認できる形にすることで「いつでもまとめて確認できてとても便利だ」という声を多数頂戴するようになりました。こうして生徒だけでなく、保護者の満足度も向上することで口コミを通じた新たな生徒獲得にもつなげることができます。

最後に

これまで、多くの塾の講師にとっては授業外での業務がかなりの負担になっていました。手当もろくにつかず、実質サービス残業のような状態になっていたのです。これではいつまでたっても授業の質の向上にはつながらず、生徒の満足度や実績の向上だけでなく、講師の意欲向上も期待できません

既存のアプリやサービスを使っても良いのですが、今回ご紹介したように、塾側の工夫次第でいくらでも業務の効率化や生徒や保護者の満足度を上げることはできます。これまでのやり方に甘んじるのではなく、塾側も主体的に様々なことに取り組んでみてはいかがでしょうか。

玄々舎では業務の効率化や人材育成、生徒数増を目指す塾に対する教育コンサルティング業務を行っております。ご興味のある方は以下のページをご覧ください。

教育コンサルティング
玄々舎では塾長による教育機関の経営者・管理職・指導者に向けたコンサルティング・コーチング業務を行っております。塾長は教育コンサルタントとして各地で講演会,オンラインセミナーを行うほか,企業の人材育成コンサルタント,経営者・役員向けコーチとし
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